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Eficacia del proceso de gestión a través de KPI´s

Los objetivos de los KPI ayudan a garantizar la viabilidad de los planes. Igual de importante es que también son útiles para evaluar la calidad del proceso de gestión.

Los KPI sirven como herramientas para medir los resultados de la organización con respecto a las metas planificadas en función de los objetivos. También sirven como herramientas de seguimiento, ya que se supone que generan documentación que contiene los resultados operativos.

La eficacia del proceso de gestión a través de KPI´s radica en que no se limitan a los indicadores clave de rendimiento más obvios de las empresas, como la producción, las ventas o los recursos humanos. El proceso de gestión es tal vez más importante que las áreas mencionadas, ya que, sin un proceso o flujo de comunicación eficaz, es dudoso que se pueda lograr algo. En este contexto, se puede decir que los objetivos de las métricas deben centrarse en la medición de los resultados, así como en la eficacia del proceso de gestión.

La medición de la eficacia de los planes es mucho más fácil de realizar cuando la aplicación ya está en marcha. Unos cuantos meses, dependiendo del tipo de negocio al que se dedique la organización, será seguramente suficiente para saber si el plan es bueno o no; eso sí, suponiendo que las propias métricas sean buenas.

¿Cómo se puede juzgar la calidad de los KPI´s cuando todavía no hay resultados con los que juzgarla?

Evidentemente, el proceso observado en la formulación de los objetivos debería dar una idea de la calidad de las mismas cuando los planes se pongan finalmente en marcha. Lo básico para elaborar KPI´s eficaces es no olvidar que, como las métricas, deben medir y supervisar la pertinencia de las metas, los objetivos, los planes, las estrategias y todos los procesos de aplicación relacionados. Una cosa que los colaboradores del nivel directivo deben tener siempre presente es que ningún objetivo o plan puede ser viable si no se basa en situaciones reales o concretas encontradas en el entorno empresarial.

Está claro que hay que investigar y que la investigación debe ser lo suficientemente exhaustiva como para abarcar todos los aspectos significativos de las operaciones empresariales.

Por supuesto, los directivos tienden a ser demasiado optimistas en sus estimaciones de resultados. En la fase de planificación, es fundamental examinar cuidadosamente la viabilidad de las estrategias y actividades destinadas a abordar cuestiones específicas o a obtener resultados concretos. En otras palabras, la cuestión del cómo debe explicarse plenamente y apoyarse en datos cuantitativos y cualitativos extraídos de una investigación válida.

El cómo se desarrollan los KPI´s forma parte de la métrica del proceso de gestión. Esto significa simplemente que la preparación de los planes y sus métricas apropiadas debe seguir un procedimiento probado. Reunir todos los hechos y datos relevantes antes de sentarse a discutir y finalizar un plan es un primer paso lógico. El segundo es conseguir que la gente participe. Es aconsejable permitir que los demás hagan su propia planeación. Es imposible adivinar con exactitud lo que otros son capaces de hacer o están dispuestos a hacer.

¿Cuál es la finalidad de implementar objetivos dentro de un proceso en una empresa/organización?

Proporcionar a la dirección un flujo constante de información útil sobre cómo van las cosas en la aplicación es, como ya se ha señalado, otro objetivo muy importante. Los objetivos del proceso de gestión deben proporcionar un sistema que permita seguir la evolución de la aplicación y comunicarla a las personas que la necesiten. Naturalmente, no se puede leer nada de los planes que son todo generalidades, como proponer aumentar la productividad de los empleados mediante la realización de un programa de formación.

El departamento de recursos humanos puede hacer precisamente eso, llevar a cabo la formación, pero los resultados de la misma deben ser lo suficientemente claros como para poder calificarlos de exitosos o no. Es importante entender lo que los KPI´s deben lograr.

Los objetivos de los KPI´s pueden agruparse en dos: el primero consistirá en establecer medidas eficaces de todas las metas, planes y objetivos de la organización, así como de las estrategias y actividades de aplicación. El segundo consistirá en medir la eficacia del proceso de gestión, sin el cual todas las intenciones serán en gran medida inútiles.

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